业务场景DG Industries 的销售人员分为三个单独的市场区域，每个区域都有一组不同的客户。每个区域生成的销售单据应以不同方式编号，以便跟踪到每个区域。此外，每个区域的客户编码也不同。解决方案：您可以定义多个单据编号序列和客户主数据编号序列，并将这些序列分配给特定用户。凭证编号单据编号每个公司都有自己的编号方法和规则。通过凭证编号功能，可以灵活地为主数据记录（客户、供应商、物料和资源）以及单个单据和交易定义唯一的编号方案。单据编号在每种单据类型的序列中定义。单据编号序列跟踪要为每个单据类型分配的下一个单据编号。系统将自动从第一个编号开始递增分配编号，并记录要为每个单据类型分配的下一个编号。请注意，某些本地化版本对单据编号有相关法律法规。单据编号序列新公司数据库具有每个单据类型的预定义编号序列，从 1 开始。这称为主要序列。序列没有结束编号，因此编号没有上限。如果公司想要将单据编号从 1 开始，则可以立即使用这些序列。多个用户可以共享同一序列。或者，您可以为不同的用户定义附加编号序列，以便他们可以使用不同的编号范围。编辑主要系列在新的 SAP Business One 系统中，您可以更改任何单据类型的默认主要序列中的起始编号。必须在过账凭证之前执行此操作。这样做的一个原因是，凭证编号从历史系统编号开始递增。要更改默认编号序列，请双击所选单据类型的行，打开序列设置窗口。在主要序列行中，您可以为序列输入新的起始编号，也可以输入序列的最终编号（可选）。如果更改缺省序列，则更改将即时进行，创建单据时，更改将从新编号开始。创建新的单据编号序列如果公司内只需要一个序列，则可以将缺省主要序列用于所有用户。但是，您可以选择为单据类型创建附加序列，并将不同的序列分配给不同的用户。如果您希望每个用户使用定义的凭证编号范围，这将非常有用。要创建新序列，请打开序列设置窗口，然后右键单击主要序列行并从上下文菜单中选择选项以添加新行。输入序列的名称，以及起始编号和可选的最后一个编号。系统将自动填充下一个编号字段。注意：创建新序列时，必须在先前序列中输入最终编号（包括主要序列）。这是为了避免序列之间的编号重叠。如果在本地化中法律上可接受，则系统允许序列之间的编号间隔。该示例显示销售报价单的三个新序列。每个系列都将用于单独的业务领域。每个新序列都从上一个序列之后的下一个连续编号开始，以确保单据编号中没有间隔。如果本地化允许包含多个单据类型的单据编号序列，则如果在公司详细信息中勾选允许每个序列包含多个单据类型复选框，则可以在此窗口中进行设置。此设置不可撤销。注意：保存新的编号序列时，系统要求您同时更新主单据编号窗口。要创建和维护单据序列，您需要常规权限管理 > 单据编号。您可以为任何序列（包括主要序列）输入前缀或后缀（或两者）。前缀或后缀不是分配到单据的实际编号的一部分，而是在打印单据时显示。您还可以在序列相关行中输入备注。锁定复选框允许您从分配中移除序列。无法使用该序列中的编号创建其他单据。要继续操作，请确保将其他序列设置为缺省序列。授权用户单据编号序列创建新用户账户时，即使默认序列，该用户也无权访问任何单据编号序列。这意味着用户只有具有编号序列组的常规权限，才能打开任何单据类型的初始窗口。可将每个编号序列分配到序列设置窗口中的组。可以选择 1 到 10 之间的组编号。同一序列组可以有多个编号序列。然后，您可以根据用户的单据编号需求将其授权给一个或多个编号序列组。有两种方法可以授权用户：将用户分配到权限用户组，该组具有与编号序列相关联的组的权限。注意：权限用户组与编号序列组不同。手动将用户完全权限分配到权限窗口中的编号序列组。常规权限称为编号序列，有 10 个权限映射到序列设置窗口中的组。在幻灯片示例中，主要编号序列分配到组 1，新 LOC2 编号序列分配到组 2。在常规权限窗口中，授予用户 George 序列组 2 的完全权限。这意味着 George 可以在 LOC2 序列中创建单据。有关常规权限和权限组的详细信息，请参阅辅助课程常规权限。期间标识和编号序列序列行上的期间标识列将序列直接调整为财务过账期间，例如，FY2019、FY2020。因此，仅当期间标识与当前过账期间匹配时，才能使用序列中的编号过账单据。例如，在新会计年度开始时使用新的编号序列。如果对每个新过账期间使用不同的期间标识，则可以定义新的编号序列，并将每个新会计年度的第一个凭证编号设置为 1。期间标识是可选的。定义新过账期间时，如果未选择特定期间标识，则会假设缺省期间标识。这也是新编号序列的缺省期间标识。注意：如果创建新的期间标识并希望将其用于现有过账期间，则必须在过账任何凭证之前执行此操作。取消序列如果单据能够由用户取消，您将在序列行上看到取消复选框。如果选中此复选框，可将序列专用于取消单据。用户取消单据后，单据使用其原始编号关闭，并使用序列中的取消编号发布新单据。取消序列仅在系统创建取消单据时使用。这允许当前序列中的单据编号继续递增。缺省情况下，即使您已指定非取消序列作为缺省序列，取消单据也会从具有最低数字范围的取消序列中获取编号。因此，为了更轻松地管理您的单据，我们建议您仅将取消单据添加到取消序列。用户的缺省序列如果为用户授权多个序列，则可以将一个序列设置为用户的缺省序列。要分配缺省序列，请在序列设置窗口中选择序列行，然后选择设置为缺省按钮。您可以将序列分配为当前用户、所有用户和按名称选择的用户的缺省序列。用户创建单据时，将自动为新单据选择默认序列，并将默认序列中的下一个编号分配到单据。使用多个序列如果为用户授权单据的多个编号序列，则单据中的下拉列表将显示用户有权使用的所有序列。首先自动选择用户的缺省序列。在此示例中，用户具有组 1 和 2 的权限。"销售 1"序列已设置为用户的缺省值，因此该序列在用户创建单据时最初显示。用户可以打开下拉列表以查看他们拥有权限的所有序列，并选择其他序列。取消序列永远不会出现在下拉列表中。如果在序列中使用期间标识，则在系统日期在具有相同期间标识的过账期间内，序列才会显示在下拉列表中。在此示例中，当前期间没有相同的期间标识，因此序列 S2016 和 S2017 不会显示在下拉列表中。手动单据编号授权用户和超级用户可以输入手动凭证编号。如果您在实施期间输入历史凭证，并且客户需要使用历史系统中的确切编号，这将非常有用。常规权限为单据手动编号。从下拉列表中选择手动序列，并在单据中输入编号如果历史单据已具有相同编号，则在将来从序列中分配时，系统将跳过此编号。注意：添加手动单据后，其状态自动变为"未清 - 已打印"。文档的菜单名称通过滚动到单据编号设置窗口的右侧，您将看到一列，您可以在主菜单中更改销售、采购或库存单据的名称。如果客户使用唯一的术语描述这些文档，则可能需要执行此操作。要指定新名称，请在编号设置窗口的单据行中输入该名称。即使已在系统中输入凭证，也可以更改凭证名称。新名称显示在 SAP Business One 主菜单和该类型单据的标题栏中。注意：此更改会影响所有用户。主数据编号主数据编号在新公司中，系统为主数据提供手动序列：生产的客户和供应商主数据、物料主数据和资源主数据。双击序列行以打开设置窗口。此手动序列显示为灰色，尽管可以锁定，但无法对其进行编辑或删除。手动序列是所有用户的缺省序列，用户在创建新主数据时手动输入代码。请注意，如果启用固定资产功能，则将使用物料主数据的编号序列。创建自动的主数据编号序列您可以定义主数据的自动编号范围。这些序列功能类似于单据编号序列，并在创建新的主数据时跟踪和分配编号。定义主数据的新序列与定义单据的编号序列非常相似。要定义新序列，请输入序列的第一个编号。系统将分配此代码作为新主数据记录的代码（代码）。然后，系统将序列的下一个编号递增 1。您可以选择为每个序列输入后缀和/或前缀。与单据编号的前缀或后缀不同，主数据前缀或后缀将添加到创建主数据时生成的主数据代码。这使您能够创建多部分编号，例如 01-0001-01。请注意，仅递增编号的主要部分，而不是前缀或后缀，在此示例中将保持为 01。对于主数据序列，必须指定代码的位数。如果将起始编号设置为 1，且位数为 4，则前导零将添加到代码中，以便分配为 0001。可以根据在序列设置窗口中选择的组为用户设置权限。这与单据编号序列相同。您可以将主数据序列设置为一个或多个用户的缺省主数据序列。存在可选复选框，用于在使用非手动序列的序列创建主数据时显示消息。注意：无法使主数据编号序列与期间标识保持一致。由于在主数据中，前缀和/或后缀是代码的一部分，因此不同的序列可以具有重叠的编号。在幻灯片示例中，每个序列具有相同的编号范围，但由于我们还为每个序列定义了前缀，因此生成的实际代码是唯一的。生成的代码将始终包含指定的确切位数，前导零将添加到前面。例如，如果序列从 1 开始，位数为 3，则主数据中分配的代码为 001。如果位数为 6，则生成的代码将为 000001。注意：创建主数据记录后无法更改序列的位数。应注意，因为位数可能是序列大小的限制因素。在所示示例中，由于位数定义为 4，因此在计算机序列中可以有 9999 个可能的项目。检查单据编号实用程序提供实用程序来检查单据或主数据中重复或缺少的编号。在选择条件中，您可以按类型选择单据，并包括主数据编号。该报表显示缺失或重复的编号清单。在实施期间初始上载凭证后，可以使用此报表检查编号。摘要以下是本主题中需要掌握的一些要点：
通过单据编号功能，授权用户可以建立将在单据和主数据中自动分配的编号范围您可以为每个单据类型、业务伙伴、物料和资源主数据创建编号序列用户必须有权使用编号序列。为此，首先将编号序列分配到序列组，然后使用常规权限将用户授权到序列组如果为用户授权多个编号序列，则应将其中一个设置为缺省序列，以防止用户在单据的序列下拉列表中选择错误的序列。单据编号序列可以有前缀和/或后缀。分配的单据编号不包括前缀或后缀，因此编号无法在各序列间重叠。主数据编号序列还包括前缀或后缀，分配的编号包含前缀和/或后缀，因此主数据编号可以在各序列间重叠。如果在序列定义中使用期间标识，则每年可以重新启动单据编号。在主数据序列中，必须指定已分配代码的位数。代码将使用前导零填充，直到达到位数。在单据编号设置窗口中，您可以更改主菜单中的销售、采购或库存单据名称。如果客户使用唯一的术语描述这些文档，则可能需要执行此操作。